はじめに
管理部の人事担当です。
このブログでは、人事の仕事や採用活動、働きやすい職場づくりへの取り組みなどを、実際の業務を交えながらご紹介しています。
求人サイトに掲載されている求人票を見て、「募集ボタンを押せばすぐに掲載される」と思われる方も多いかもしれません。しかし実際には、一つの求人を公開するまでには多くの準備や打ち合わせが行われています。
「どんな人を採用したいのか」「仕事内容をどう伝えるのか」「求職者に安心して応募してもらうにはどうすればよいのか」など、人事は掲載前からさまざまなことを考えながら求人づくりを進めています。
今回は、採用活動がどのようにスタートし、求人募集ができるまでの流れをご紹介します。
採用計画を立てる理由
求人募集は、「人が辞めたから募集する」「忙しいから募集する」という単純なものではありません。
まず人事が行うのは、「本当に採用が必要なのか」を整理することです。
例えば、
- 新しい事業が始まるため人員を増やしたい
- 業務量が増え、既存社員だけでは対応が難しくなった
- 将来を見据えて若手社員を育成したい
- 欠員補充が必要になった
など、採用にはさまざまな背景があります。
採用計画を立てる際には、現場の責任者とも打ち合わせを行います。
- どんな仕事を担当するのか
- どのくらい経験が必要なのか
- 未経験でも育成できるのか
現場だからこそ分かる情報を共有しながら、必要な人材像を整理していきます。
さらに、「いつまでに採用したいのか」というスケジュールも重要です。繁忙期や新規事業の開始時期など、会社全体の計画に合わせて採用時期を決めることで、入社後のミスマッチを防ぎやすくなります。
求人原稿はどう作る？
採用計画が決まると、次は求人原稿の作成です。
求人票には、
- 仕事内容
- 勤務地
- 勤務時間
- 給与
- 休日
- 福利厚生
- 応募資格
など、多くの情報を掲載します。
しかし、条件を並べるだけでは応募したいと思える求人にはなりません。
そこで人事は、一日の仕事の流れやお客様との関わり方、教育制度、入社後のサポートなどを具体的に伝え、「働く姿」をイメージしやすい内容を意識しています。
また、現場社員へのヒアリングも欠かせません。
実際に働く社員から聞いた、
- この仕事の面白さ
- 大変なところ
- 入社後に感じたこと
といったリアルな声は、求人の説得力を高めてくれます。
さらに、研修制度や資格取得支援制度、キャリアアップ制度、福利厚生など、会社ならではの魅力を整理し、分かりやすく伝えることも人事の大切な役割です。
求職者が知りたい情報を届ける
求人原稿が完成した後も、「本当に伝わる内容になっているか」を何度も確認します。
求職者は応募前に、
- どんな人が働いているのだろう
- 未経験でも大丈夫かな
- 残業は多いのかな
- 職場の雰囲気はどうだろう
といった疑問や不安を抱えています。
そのため、人事は応募前に知っておきたい情報をできるだけ求人票に盛り込み、不安を解消できる内容を心掛けています。
また、良い面だけでなく仕事内容によっては大変な部分も正直に伝えるようにしています。
実際の仕事内容とのギャップを減らすことで、会社と求職者がお互いに納得した状態で出会えることを大切にしています。
近年では写真や動画を活用する企業も増えています。文章だけでは伝わりにくい職場の雰囲気や社員の様子を伝えることで、より安心して応募していただけるよう工夫しています。
募集開始後の流れ
求人票が公開されると、採用活動はいよいよ本格的にスタートします。
応募が入ると、
- 求職者情報の確認
- 応募者への連絡
- 面接日程の調整
- 必要書類の案内
- 面接準備
など、多くの対応を行います。
応募者が安心して選考へ進めるよう、できるだけ早く丁寧な対応を心掛けています。
また、応募状況も定期的に確認し、
- 応募が少ない理由は何か
- 仕事内容は伝わっているか
- タイトルや内容を見直した方がよいか
といった点を分析し、必要に応じて求人内容を改善します。
求人は掲載して終わりではなく、より良い採用につなげるために改善を続けていくことも人事の大切な仕事です。
求人票は会社から求職者への最初のメッセージ
求人票は、会社と求職者をつなぐ最初のコミュニケーションです。
だからこそ人事は、採用計画を立て、現場と打ち合わせを重ね、一つひとつの言葉を考えながら求人を作成しています。
私たちが目指しているのは、応募数を増やすことだけではありません。
会社の考え方や仕事内容を正しく伝え、「この会社で働きたい」と感じてくださる方と出会うことです。
今後のブログでも、面接の裏側や応募者対応、入社後のフォローなど、人事の仕事について分かりやすくご紹介していきます。
ぜひ次回もご覧ください。
